Untuk bisa mendapatkan mesin pencatat absensi yang berkualitas, anda harus mengetahui tips memilih aplikasi attendance management. Banyaknya jenis dan merk dipasaran, membuat konsumen harus selektif dalam memilih. Mesin absensi merupakan mesin yang digunakan untuk mencatat waktu kehadiran karyawan, siswa, atau anggota suatu organisasi. Tidak heran bila banyak instansi, perusahaan, ataupun organisasi yang menjadikan mesin absensi menjadi salah satu perangkat penting dalam kantor/sekretariat mereka.
Cara Kerja Mesin Absensi
Melalui catatan waktu masuk karyawan, mesin ini akan mendorong karyawan untuk lebih disiplin dengan jam kerjanya. Hal tersebut karena ketelatan 1 menit saja akan tercatat dalam mesin tersebut. Alhasil, karyawan akan terdorong untuk lebih patuh dengan jam kerja.
Ketepatan waktu karyawan terhadap jam kerja secara otomatis akan meningkatkan produktifitas karyawan karena waktu yang mereka gunakan untuk bekerja semakin tinggi. Dan akan menjadi paramater bagi divisi HRD dalam mengevaluasi kinerja karyawan setiap tahunya dalam penilaian untuk kenaikan gaji ataupun dalam kenaikan jabatan.
Mengenal Jenis-jenis Mesin Absensi
Secara umum, ada 3 jenis mesin absensi yang umum dijumpai untuk saat ini, yaitu mesin absensi digital berbasis PIN, magnetic card, dan mesin absensi biometric. Untuk bisa menentukan jenis mesin absensi yang akan anda gunakan sehingga mendapatkan aplikasi attendance management, ada baiknya kita memahami masing-masing jenisnya terlebih dahulu.
Untuk mesin jenis digital PIN dan magnetic card, sudah menggunakan basis data digital sehingga mudah dikelola di komputer. Namun, mesin ini memiliki kelemahan dimana karyawan bisa titip absen dengan cara memberitahu PIN user personal / meminjamkan kartu magnetic kepada teman. Ketiga jenis mesin diatas jauh untuk dikatakan sebagai software mesin absensi terbaik karena terdapat celah yang sangat lebar.
Mesin jenis ini muncul sebagai solusi atas kelemahan 3 jenis mesin yang sebelumnya dibahas. Mesin absensi jenis ini menggunakan sensor biometrik untuk mengenali identitas user. Saat ini, ada 3 jenis sensor biometrik yang digunakan, yaitu: sidik jari, wajah, dan retina mata. Bila dibandingkan dengan 2 jenis selainya, jenis biometric ini merupakan jenis aplikasi attendance management.
Tips Memilih Mesin Absensi yang Sesuai Kebutuhan dan Berkualitas
Agar bisa tepat memilih mesin absensi yang anda butuhkan dengan kualitas terbaik, maka ada baiknya anda mengikuti panduan langkah berikut ini:
- Memahami Kebutuhan Kantor
Pengetahuan akan kebutuhan ini sangat penting, karena nantinya menjadi standar dalam menentukan pilihan aplikasi attendance management yang tepat bagi anda. Anda harus menjawab pertanyaan apakah hanya mencatat jam hadir dan pulang saja, mencatatnya secara detail hingga keterangan ijin / sakit, atau bahkan sampai mensinkronkan dengan sistem gaji karyawan berdasarkan kehadiran. Jangan lupa, pastikan jumlah karyawan perusahaan anda yang akan melakukan absensi.
- Perhatikan Fitur dan Spesifikasi Mesin
Bila anda sudah memahami kebutuhan kantor anda, perhatikan fitur dan spesifikasi mesin absensi yang akan anda beli. Apakah memiliki fitur dan spesifikasi sesuai kebutuhan kantor anda atau tidak. Pastikan juga kapasitas pencatatanya sesuai dengan jumlah karyawan kantor anda. Atau ada sistem absensi yang bisa mengatur fiturnya sesuai dengan kebutuhan kantor. Jadi mesin atau software ini pengaturannya dapat dirubah-rubah oleh karyawan HRD dengan tampilan yang mudah tanpa perlu programmer.
- Pastikan Mesin Sudah Terlisensi, Terpercaya, dan Berpengalaman
Lisensi mesin merupakan jaminan bahwa mesin tersebut merupakan produk original dengan kualitas yang baik. Untuk lebih mudahnya, lihat vendor/perusahaan yang memproduksi mesin tersebut, apakah terkenal atau tidak, track record-nya baik atau tidak. pastikan beli pada perusahaan yang sudah terpercaya.
- Pastikan Anda Mendapatkan Layanan Purna Jual yang Dibutuhkan
Satu hal yang penting untuk ditanyakan pada penjual adalah, layanan purna jual apa yang akan anda dapatkan. Apakah teknisi perusahaan siap untuk membantu untuk problem solve konfigurasi / memperbaiki bila terjadi keruakan atau tidak. Bila semua point ini terpenuhi, maka anda dijamin akan mendapatkan aplikasi attendance management.
Salah satu terobosan besar software absensi yang dapat Anda pilih untuk memenuhi keenam hal di atas. Anda bisa mencoba menggunakan aplikasi attendance management Talenta,yang diantara fiturnya yang beragam software payroll ini memiliki fungsi utama seperti tersebut di atas. Dari absensi, perhitungan gaji, BPJS, klaim, pengajuan cuti, PPh21, mengatur jadwal shift dan banyak lagi yang dapat dipilih sesuai dengan ketentuan perusahaan yang Anda kelola.
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kabar baiknya lagi aplikasi ini tidak perlu mesin khusus, Anda dan karyawan cukup mendownloadnya melalui smartphone baik di Play Store maupun di App Store secara gratis. Perusahaan dapat menghemat biaya jutaan bahkan puluhan juta rupiah dengan aplikasi attendance management ini.